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零售行業(yè)運(yùn)維實(shí)例 | 工單+自動化解決“分店郵箱申請”煩惱

發(fā)布日期:2023-08-14 14:47:20

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某連鎖零售商在中國內(nèi)地有7000+家門店,目前以每年凈增500多家的速度繼續(xù)擴(kuò)張(平均每周10家左右),每家門店開業(yè)都需要做若干準(zhǔn)備,其中一項(xiàng)就是為每個(gè)店鋪開通一個(gè)該店鋪公用郵箱,用于接收總部鋪貨、存貨、促銷等信息,以及匯報(bào)店鋪營業(yè)情況等……由區(qū)域經(jīng)理打申請,總部IT管理員收到申請,協(xié)助創(chuàng)建,于是就有了以下的場景:

其實(shí),現(xiàn)實(shí)中店鋪有開有關(guān),開店申請開通郵箱,關(guān)店申請關(guān)閉郵箱,兩者疊加,每周總次數(shù)20+,總部IT管理員自己也忙,很難及時(shí)響應(yīng)又影響店鋪開業(yè)進(jìn)度……

實(shí)際上大部分的連鎖型企業(yè)包括服裝連鎖酒店連鎖連鎖零售業(yè)等等均存在以上場景。那么總部IT面對這樣的場景時(shí),在使用了嘉為藍(lán)鯨WeOps前后分別是怎樣應(yīng)對的呢?


01. 使用WeOps前的應(yīng)對方式及效果

因?yàn)榱闵⑻幹梅值赅]箱請求,面臨的工作沖突太多,因此總部IT 針對每周收集的分店郵箱開通的請求,將在周四固定時(shí)間進(jìn)行集中處理;緊急情況下,即時(shí)處理。

效果差強(qiáng)人意,是IT運(yùn)維響應(yīng)和業(yè)務(wù)訴求的“妥協(xié)”,雙方都很別扭:

  • 總部IT管理員需要把每周四空出來半天,專注處理分店事宜,一旦有其他工作需要安排在周四,則出現(xiàn)沖突,協(xié)調(diào)不順暢
  • 分店申請郵箱時(shí)很多附加“緊急”,總部IT管理員很難評判究竟是真是假,導(dǎo)致服務(wù)優(yōu)先不準(zhǔn)確,響應(yīng)時(shí)間不穩(wěn)定,區(qū)域經(jīng)理感覺到服務(wù)時(shí)好時(shí)壞


02. 使用WeOps后的應(yīng)對方式及效果

WeOps工單+自動化,分店郵箱開通只需區(qū)域經(jīng)理提單,由總部IT審批自動創(chuàng)建郵箱。

1)操作過程

1. 區(qū)域經(jīng)理在線提單,提交相關(guān)信息:包括行號、所在城市、店名、區(qū)域等。

(圖示:提單頁面)
(圖示:表單信息)


2. 總部IT管理員每天查看在線申請和并點(diǎn)擊“審批”,每次只需要幾分鐘

(圖示:工單審批流程)
(圖示:工單列表)


3. 審批完成后流程自動執(zhí)行“分店郵箱自動創(chuàng)建”步驟,郵箱創(chuàng)建創(chuàng)建成功后,相關(guān)信息再自動通過郵件通知到相關(guān)區(qū)域經(jīng)理。

(圖示:工單處理結(jié)果)


2)實(shí)現(xiàn)效果

  1. 每家分店郵箱的處理時(shí)長,從半小時(shí)縮減到三分鐘,平均每周節(jié)省人力1人天,全年節(jié)省50人天
  2. 管理員從每周處理一次郵箱申請,到現(xiàn)在每天處理幾次,服務(wù)及時(shí)性提升。
  3. 區(qū)域經(jīng)理感受到原來郵箱從申請到開通整個(gè)過程需要幾天的時(shí)間,現(xiàn)在大多數(shù)時(shí)候在1小時(shí)左右,時(shí)效性顯著提升,IT部門不再是開店的制約因素。
  4. 區(qū)域經(jīng)理對IT的評價(jià)顯著回升,工作配合非常積極,業(yè)務(wù)協(xié)作更加順暢,與IT的矛盾也得到消除。


03. WeOps工單+自動化還能應(yīng)用到哪些場景

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